Qué buscar en una plataforma de entrenamiento para empleados

El entrenamiento de los empleados es una parte crítica para ayudar a los miembros de su equipo a desarrollarse y alcanzar todo su potencial. Contar con las herramientas de entrenamiento adecuadas puede hacer que gestionar el desempeño y el desarrollo de los empleados sea mucho más fácil. Pero, ¿alguna vez se ha preguntado qué buscar en una plataforma de entrenamiento para empleados?

Veamos por qué es una buena idea tener una solución de plataforma para entrenar a los empleados y no solo una sola herramienta para realizar una sesión de entrenamiento, así como lo que una plataforma de entrenamiento debería tener.

Por qué necesita una plataforma de entrenamiento para empleados

Entonces, ¿por qué necesita una plataforma de entrenamiento? ¿Por qué no usar notas en papel y la buena y vieja intuición para pasar por las sesiones de entrenamiento de los empleados? Aquí hay un par de historias rápidas para resaltar algunos de los problemas potenciales del entrenamiento sin acceso a las herramientas adecuadas y los beneficios de tener una plataforma de entrenamiento sólida en su lugar:

Entrenando a los empleados de la manera difícil

Isabella es una gerente de un centro de llamadas en Epimetheus Inc. Su equipo de ventas ha estado luchando por cumplir sus objetivos durante un tiempo, así que decide hacer algo de entrenamiento para ayudarlos a mejorar sus números. Recopila un informe sobre el desempeño de cada uno de sus empleados para tratar de identificar cuáles necesitan ayuda y cuáles ya están en un buen lugar para poder priorizar su tiempo y esfuerzo.

Escribe las estadísticas de desempeño de cada empleado y luego las agrega manualmente a un Google Doc y una hoja de cálculo. Todo esto lo hace para medir con precisión el progreso hacia los objetivos y hacer una evaluación más objetiva. Este proceso manual le lleva alrededor de una hora.

Luego, también registra manualmente las notas de desempeño de cada empleado. Quiere profundizar en sus números de desempeño y otra información para descubrir posibles problemas que pueda ayudar a solucionar. Desafortunadamente, no tiene un buen sistema de comunicación en equipo para recopilar comentarios de los empleados. Esto suele llevarle entre 15 y 30+ minutos por empleado.

Por lo tanto, Isabella pasa mucho tiempo extra buscando comentarios de los empleados y se ve obstaculizada porque las personas no quieren crear problemas o la información que necesita no está disponible fácilmente.

Una vez que tiene su lista de prioridades lista, Isabella comienza a invitar a los empleados para sesiones individuales para revisar el desempeño y discutir formas de mejorar el rendimiento. Durante la sesión de entrenamiento, está constantemente teniendo que revisar sus notas y verificar información.

Al final del entrenamiento, ha comunicado algunas notas importantes y ha ayudado un poco a su empleado, pero no pudo obtener el tipo de retroalimentación abierta que quería, ya que el empleado estaba demasiado nervioso para hablar sobre algo que cree que podría hacer que ella u otros en el equipo tengan problemas (o que podría sonar demasiado como una queja sin sentido).

Después de que se completan todas las sesiones de entrenamiento, Isabella envía a sus agentes de ventas una lista de puntos clave en los que deben trabajar. Sin embargo, Epimetheus Inc. no tiene un sistema de gestión del aprendizaje sólido en su lugar para guiar a los empleados en su viaje de aprendizaje. Por lo tanto, los planes de aprendizaje de Isabella languidecen sin uso.

El resultado final fue mucho tiempo consumido para un aumento mínimo y temporal en los números de ventas, ya que algunos empleados aplicaron sinceramente lo que aprendieron en el entrenamiento y otros lo olvidaron rápidamente.

Pero, ¿qué habría pasado si Isabella hubiera tenido las herramientas que necesitaba para agilizar todo el proceso de recopilación de información, aplicar información a resultados deseados de entrenamiento y hacer seguimiento a los empleados después de que se completara el entrenamiento?

Cómo utilizar una plataforma de entrenamiento para simplificar la gestión del desempeño

Alicia es gerente de un centro de llamadas en Prometheus Consulting, Inc. Prometheus recientemente experimentó una disminución en el desempeño del centro de llamadas y decidió solucionar las cosas aplicando un nuevo conjunto de herramientas de gestión del desempeño de los empleados que incluían seguimiento de desempeño, comunicaciones en equipo, entrenamiento dinámico y gestión del aprendizaje en una sola plataforma.

Cuando Alicia obtiene la aprobación para comenzar a entrenar a su equipo, primero se le da un curso intensivo sobre las nuevas herramientas y cómo utilizarlas. Entonces, lo primero que hace cuando quiere ver quién en su equipo necesita más ayuda es abrir el panel de control de desempeño de su equipo. En este panel, puede ver de inmediato quién en su equipo está superando sus objetivos y quién necesita un poco de ayuda.

Luego, abre la herramienta de comunicación en equipo para verificar los mensajes en el buzón de sugerencias de los empleados, un chat en equipo que permite a los empleados sugerir mejoras al lugar de trabajo de manera anónima o hacer comentarios sobre cosas que les molestan. Sin temor a represalias, más empleados comparten información sobre obstáculos e incomodidades en el trabajo. Si bien algunos de los comentarios no son estrictamente relevantes, hay muchas cosas identificadas que Alicia puede usar para mejorar el lugar de trabajo.

A continuación, coordina con los empleados con mayor necesidad para programar tiempo uno a uno con cada uno de ellos. Antes de cada reunión, recopila algunas notas sobre dónde se encuentran en sus objetivos, actividades recientes de desarrollo como capacitación y evaluaciones de aseguramiento de calidad, y otra información. Esto es fácil de hacer porque toda la información pertinente sobre su empleado está en un solo lugar.

Lo mejor de todo es que puede ver fácilmente los resultados de su última sesión de entrenamiento con su miembro del equipo y cualquier elemento que deba revisarse en esta sesión.

Durante la reunión, comienza con un rápido cumplido sobre uno de sus logros o algo positivo que hicieron por sus compañeros de trabajo y luego se dedica a ayudarlos a mejorar sus habilidades. Con paneles de control de KPI y una solución de entrenamiento a su alcance, Alicia puede guiar la conversación y abordar cada una de las mayores oportunidades de mejora del empleado.

Después de la sesión de entrenamiento, Alicia establece un plan de aprendizaje en el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) de la empresa para que el empleado lo complete antes de una fecha determinada. Cada semana, puede verificar la herramienta LMS para ver cuánto del entrenamiento ha intentado el empleado y qué módulos se han completado con éxito. Si tienen problemas para completar algunos módulos, Alicia puede establecer un entrenamiento adicional para enfocarse en esos puntos débiles específicos.

Para complementar el entrenamiento y el LMS, Alicia echa un vistazo a sus agentes más destacados y les pregunta si alguno de ellos quisiera convertirse en mentores de trabajo. Algunos de ellos aceptan y comienzan a guiar tanto a los nuevos empleados como a los que tienen más dificultades para alcanzar sus objetivos.

Finalmente, el equipo de Alicia comienza a publicar mejores resultados en sus ventas, ayudando a todo el negocio a recuperarse de la disminución en el desempeño.

Lo más importante es que Alicia ha reducido el tiempo dedicado a preparar una sesión de entrenamiento en un 30-50%, por lo que pasa más tiempo entrenando y menos tiempo preparándose.

Qué buscar en una plataforma de entrenamiento

En ambas historias mencionadas anteriormente, los líderes del equipo estaban motivados y competentes en lo que hacían. Ambos querían ayudar a sus equipos a sobresalir y hacían lo mejor que podían para lograrlo.

Lo que los diferenciaba eran los recursos que tenían a su disposición. Uno tenía una solución de entrenamiento independiente y básica que no se integraba con ninguna de sus otras soluciones empresariales, por lo que tuvo que crear informes manualmente para crear notas de entrenamiento, no podía obtener retroalimentación después de la reunión y no tenía una forma de seguir el entrenamiento con gestión del aprendizaje. Esto llevó a una reducción en la eficacia de su entrenamiento a pesar de invertir más tiempo y trabajo.

El otro gerente pudo obtener todo lo que necesitaba para maximizar los resultados en un recurso único y conveniente antes, durante y después de que se completara la sesión de entrenamiento.

Entonces, ¿qué debes buscar en una plataforma de entrenamiento completa? Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

• Seguimiento de desempeño. ¿Hay una manera fácil de realizar un seguimiento del desempeño de los empleados de un vistazo para poder aplicarlo a su sesión de entrenamiento? Tener datos a su alcance es fundamental para identificar a los empleados que más necesitan entrenamiento y brindarles la mejor orientación.

• Herramientas de comunicación con los empleados. ¿La solución de entrenamiento tiene un medio integrado de comunicarse con los empleados para que pueda programar reuniones individuales y dar seguimiento después de que se complete la sesión? Cerrar el ciclo de retroalimentación es fundamental para maximizar los resultados porque le ayuda a descubrir cosas que podrían no ser obvias solo a partir de los datos de desempeño.

• Programación y notificaciones automatizadas. ¿Puede configurarlo para que el entrenamiento se programe automáticamente en función de una variedad de factores de desempeño o QA del empleado? Una excelente plataforma de entrenamiento puede ayudarlo a evitar la tediosa tarea de identificar manualmente a los empleados que necesitan entrenamiento para que pueda concentrarse en tareas con mayor valor agregado.

• Gestión integrada del aprendizaje. ¿Puede hacer un seguimiento de si los empleados están completando los módulos de aprendizaje / programas de capacitación que les está asignando en las sesiones de entrenamiento? Tener un LMS integral puede ayudarlo a hacer que el entrenamiento sea más efectivo al garantizar que se siga con el contenido de aprendizaje correcto.

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